PDFs am Mac verkleinern, ohne sie irgendwohin hochzuladen.

Die meisten PDF-Komprimierer sind Websites. Sie laden Ihren Vertrag hoch, Ihre Steuererklärung, Ihren Befund, und vertrauen darauf, dass der Server die Datei nach der Konvertierung löscht. Convertible komprimiert PDFs lokal auf Ihrem Mac, mit Ergebnissen auf dem Niveau der bekannten Online-Werkzeuge, aber ganz ohne Netzwerk.

Ziehen Sie das PDF in Convertible, wählen Sie ein Komprimierungs-Preset, klicken Sie auf Convert. Das kleinere PDF landet neben dem Original. Das Original bleibt unangetastet. Die Datei verlässt Ihren Mac nie.

So funktioniert es, Schritt für Schritt

1. Ziehen Sie das PDF in Convertible. Einzelne Datei oder Stapel. Verträge, Berichte, Scans, alles, was größer ist als das E-Mail-Limit, unter das Sie kommen müssen.
2. Wählen Sie ein Komprimierungs-Preset. Email (Ziel etwa 25 MB, scharfer Text, bildlastige Seiten werden stärker komprimiert), Light (moderate Reduktion, für die meisten Seiten nahezu verlustfrei) oder Aggressive (kleinste Datei, bei fotolastigen PDFs kann die Bildqualität sichtbar nachlassen). Voreingestellt ist Email, und das ist meistens genau das Richtige.
3. Auf Convert klicken. Das komprimierte PDF landet neben dem Original, mit einem eindeutigen Namenszusatz, damit Sie auf einen Blick sehen, was was ist. Das Original wird nie verändert.

Warum die meisten PDF-Komprimierer ein Datenschutzproblem sind

Suchen Sie nach „PDF verkleinern“, und die ersten zehn Treffer sind Websites. Sie funktionieren, sie sind oft tatsächlich kostenlos, und sie liefern in Sekunden ein kleineres PDF zurück. Der Haken ist, dass Sie Ihr Dokument dafür auf einen fremden Server hochgeladen haben. Bei einem Reiseplan ist das egal. Bei einem unterschriebenen Vertrag, einer Steuererklärung, einem Befund, einem Schriftsatz, einer Geheimhaltungsvereinbarung oder einem Arbeitsvertrag sieht die Rechnung ganz anders aus. Die meisten laden trotzdem hoch, weil die Bequemlichkeit greifbar ist und die Folgen abstrakt bleiben.

Selbst wenn der Dienst es ehrlich meint und die Datei nach der Verarbeitung löscht (was die meisten behaupten), haben Sie ein sensibles Dokument durch fremde Maschinen geleitet, wo es für eine Weile in Protokollen, Warteschlangen, Caches und Sicherungen liegt. Bei den meisten Dokumenten spielt das keine Rolle. Bei denen, wo es eine Rolle spielt, spielt es eine große. Das Angebot von Convertible ist schlicht: Die Konvertierung läuft lokal, die Frage, ob man einem fremden Server trauen kann, stellt sich also gar nicht erst.

Was Convertible tut, um die Datei zu verkleinern

PDF-Komprimierung ist nicht eine einzelne Sache, sondern eine Handvoll Kniffe, die zusammenwirken. Convertible komprimiert eingebettete Bilder neu, je nach Seite mit JPEG2000 oder effizientem JPEG, rechnet hochauflösende Bilder auf eine bildschirmtaugliche Auflösung herunter, wenn sie weit über dem liegen, was tatsächlich nötig ist, entfernt nicht genutzte Schriften und eingebettete ICC-Profile, auf die das Dokument gar nicht verweist, und schreibt den PDF-Datenstrom mit stärkerer Komprimierung neu. Text und Vektorgrafik bleiben unangetastet, Absätze bleiben also scharf, Verträge bleiben rechtlich identisch, und Unterschriften bleiben intakt.

Wie stark es sich verkleinert, hängt sehr davon ab, was im PDF steckt. Ein gescanntes Dokument, das im Grunde ein PDF voller großer Bilder ist, schrumpft oft um 70 bis 90 Prozent. Ein textlastiger Bericht mit ein paar Diagrammen schrumpft um 30 bis 50 Prozent. Ein reines Text-PDF, das ohnehin schon gut komprimiert ist, verliert vielleicht 10 Prozent, weil kaum Speck zum Wegschneiden da ist. Genau deshalb verspricht Convertible keine feste Kompressionsrate, sondern wählt sinnvolle Einstellungen und zeigt Ihnen am Ende die Größe vorher und nachher.

Der ehrliche Kompromiss: Wenn Sie exakte Kontrolle über Ausgabeauflösung, Farbprofil oder die Qualität einzelner Bilder brauchen, bieten spezialisierte PDF-Werkzeuge wie PDF Squeezer oder Adobe Acrobat Pro mehr Stellschrauben. Convertible ist für den Fall gebaut, in dem Sie ein 40 MB großes PDF haben, es für die E-Mail an einen Kunden unter 25 MB bringen müssen und möchten, dass das schnell und lokal passiert, ohne über Einstellungen nachzudenken.

Häufige Fragen

Wie viel kleiner wird mein PDF?

Das hängt ganz davon ab, was im PDF steckt. Gescannte Dokumente, die überwiegend aus großen eingebetteten Bildern bestehen, schrumpfen regelmäßig um 70 bis 90 Prozent (aus einem 50 MB großen Scan werden oft unter 10 MB, ohne sichtbaren Qualitätsverlust). Textlastige Berichte mit einigen Diagrammen verlieren 30 bis 50 Prozent. Ein kleines reines Text-PDF verliert vielleicht nur 10 Prozent, weil schlicht nichts mehr zu komprimieren ist. Convertible zeigt nach jeder Konvertierung die Größe vorher und nachher, damit Sie sehen, was dabei herausgekommen ist.

Bleibt der Text scharf?

Ja. Text wird in einem PDF als Vektor mit Verweis auf eingebettete Schriften gespeichert, und Vektoren haben keine Auflösung, die verloren gehen könnte. Die Komprimierung von Convertible greift Bilder und die Kodierung des PDF-Datenstroms an, lässt Text und Vektorgrafik aber in Ruhe. Absätze, Überschriften, Seitenzahlen, Fußnoten und Unterschriften bleiben pixelgenau erhalten. Das Ergebnis liest sich auch beim Hineinzoomen genauso gestochen wie das Original.

Läuft das bei gescannten PDFs anders als bei Text-PDFs?

Ja. Ein gescanntes PDF ist im Kern eine Folge von Bildern im PDF-Format, fast die gesamte Ersparnis kommt dort also daher, diese Bilder neu zu komprimieren und auf eine sinnvolle Auflösung herunterzurechnen. Ein textbasiertes PDF enthält echten Text, Schriften und Vektorinhalte, dort geht es eher darum, den PDF-Datenstrom selbst und etwaige eingebettete Bilder aufzuräumen. Convertible erkennt, welcher Fall vorliegt, und wendet die passenden Einstellungen an, Sie müssen nichts auswählen.

Überstehen Unterschriften und Formularfelder die Komprimierung?

Ja. Sowohl digitale Signaturen (die kryptografische Variante) als auch sichtbare Unterschriften (das Bild einer handschriftlichen Unterschrift) überstehen die Komprimierung. Formularfelder und ihre Inhalte ebenfalls. Die Struktur des PDF bleibt erhalten, neu komprimiert werden nur die zugrunde liegenden Daten. Wenn Sie allerdings mit einem notariell beglaubigten oder bei Gericht eingereichten Dokument arbeiten, bei dem bitgenaue Originaltreue rechtlich zählt, behalten Sie das Original als maßgebliche Fassung und nutzen Sie die komprimierte Kopie nur für E-Mail und Bequemlichkeit.

Was, wenn das PDF auch nach der Komprimierung zu groß für die E-Mail ist?

Probieren Sie das Preset Aggressive, das Bilder stärker herunterrechnet und auf fotolastigen Seiten einen leicht sichtbaren Qualitätsverlust in Kauf nimmt. Wenn es dann immer noch zu groß ist, stößt das Dokument vermutlich an die Grenzen dessen, was Komprimierung leisten kann (sehr hochauflösende Scans langer Dokumente fallen in diese Kategorie), und die praktische Antwort lautet: als Link teilen statt als Anhang. Die gängigen Cloud-Speicher (iCloud Drive, Dropbox, Google Drive) machen das problemlos mit, und die Empfängerseite braucht zum Herunterladen kein eigenes Konto.